Cómo elegir el mejor software de administración de propiedades | OptimoRoute (2024)

29 de noviembre de 2021

Como administradores de bienes raíces y propiedades, tiene muchas partes móviles en su plato. No solo debe mantenerse al día con las demandas diarias de sus propiedades, sino que también debe prepararse para los futuros inquilinos, decidir sobre las mejoras del edificio, mantener su presupuesto bajo control y más.

Aquí es donde entra en juego el software de administración de propiedades: la solución correcta puede ayudarlo a simplificar sus deberes y los de sus asociados, lo que en última instancia le ahorrará tiempo, dinero y estrés. pero con más350 tipos diferentes de este software disponibles, ¿por dónde empiezas?

Como veremos a continuación, las plataformas de administración de bienes raíces y propiedades pueden ofrecer una amplia gama de características y soluciones diferentes. Desglosaremos qué tipos de opciones de software de administración de propiedades y bienes raíces hay en el mercado y cómo elegir las mejores para sus necesidades.

Siéntase libre de saltar a una sección que le ayudará más:

• ¿Qué es el software de administración de propiedades?
• ¿Qué tipos de software necesita para la gestión de propiedades?
• Cómo los administradores de propiedades pueden elegir el mejor software de administración de bienes raíces para sus necesidades
• Cómo OptimoRoute puede ayudar a los propietarios y propietarios de bienes raíces

¿Qué es el software de administración de propiedades?

El software de administración de propiedades es una solución para optimizar y agilizar las tareas diarias de los propietarios y administradores de bienes raíces/propiedades, así como de quienes trabajan para ellos. Este tipo de software puede admitir propiedades residenciales o comerciales y, por lo general, viene con todo incluido (es decir, una suite completa) o funciona junto con otro software para manejar áreas inmobiliarias comunes como inquilinos, arrendamiento, contabilidad y mantenimiento de edificios.

De acuerdo aInvestigación de gran vista, el mercado de software de administración de propiedades se valoró en $ 1580 millones en 2019, con una tasa de crecimiento anual compuesta proyectada del 5,2 % de 2020 a 2027. Esta estadística indica un interés creciente y una mayor disponibilidad de herramientas/software en esta industria.

Por supuesto, el tamaño considerable de este mercado significa que puede ser difícil clasificar todas sus opciones y descubrir qué funcionará para sus necesidades particulares. Sin embargo, si comienza a optimizar sus procesos ahora, estará preparado para operaciones más fluidas a largo plazo y tendrá una mejor idea de qué sistemas buscar en el futuro.

¿Qué tipos de software necesita para la gestión de propiedades e inmuebles?

Dado que la industria del software de administración de propiedades es bastante grande (y todavía está en desarrollo), los propietarios y administradores de propiedades tienen muchas opciones para elegir. Cuando comienza a elegir soluciones de administración de bienes raíces, estos son los principales tipos de software a considerar:

Planificación

Todos los administradores de propiedades necesitan un buen software de programación para realizar un seguimiento de la información o las citas importantes, como las fechas de entrada y salida de los inquilinos, las fechas de vencimiento del pago del alquiler y los horarios de trabajo de los empleados/personal. El software de programación de administración de propiedades también puede ayudarlo a realizar un seguimiento de sunecesidades de mantenimiento, cubriendo todo, desde electrodomésticos hastamanejo de plagasa la construcción de actualizaciones y mejoras.

Puede usar soluciones fácilmente disponibles como Google Calendar o Microsoft Outlook, o puede optar por un software que se especialice en crear y optimizar horarios y calendarios. Un ejemplo de este software esEn equipo, que le permite proporcionar acceso de seguridad basado en el usuario, etiquetar o etiquetar los tipos de eventos en su calendario e incluso le brinda una vista de línea de tiempo de los eventos programados.

Visitas y exhibiciones inmobiliarias

En una nota relacionada, podría invertir en un software diseñado específicamente para ayudarlo a administrar mejor sus visitas y recorridos para posibles inquilinos o compradores. Esta opción es útil para propietarios o administradores de propiedades que tienen muchos recorridos, exhibiciones o visitas para realizar un seguimiento semanal.

Algunos ejemplos de este tipo de software de administración de propiedades incluyenGolpear,Alguien en casa, yRentable. Muchas de estas soluciones ofrecen a los posibles inquilinos o propietarios la posibilidad de programar recorridos autoguiados, lo cual es una característica beneficiosa para cualquier administrador de propiedades que busque mitigar el riesgo de contacto personal en un mundo influenciado por el Covid.

Transporte y enrutamiento

Cuando planea realizar reuniones en persona, recorridos o visitas a sus propiedades de alquiler, es posible que no piense en utilizar un software de transporte y enrutamiento para la administración de propiedades. Sin embargo, optimizar sus rutas para estos eventos en persona podría ayudarlo a reducir la cantidad de tiempo en la carretera, ahorrar horas de su tiempo cada mes y reducir sus costos generales de transporte.

No todas las opciones de software de administración de propiedades incluyen una manera eficiente de optimizar sus necesidades de transporte, así que busque soluciones como OptimoRoute para ayudarlo en esta área. OptimoRoute funciona como unplanificador de rutas inmobiliariaspara ayudarlo a visitar más clientes en menos tiempo al programar y optimizar múltiples rutas, destinos y motivos de visitas en todo su equipo o con cualquier profesional de servicio relacionado (tasadores, inspectores, personal de mantenimiento, etc.).

Facturación y contabilidad

Necesita una solución de facturación y contabilidad para manejar sus operaciones financieras como el cobro de alquileres, impuestos, contabilidad y más para mantener su presupuesto en orden.

Soluciones comoProper.aiymRDC comercial de NCRpara depósitos remotos están diseñados específicamente para manejar la recepción y gestión de pagos para sus necesidades inmobiliarias. Otro software de administración de propiedades comoProgramar mi alquilerySimplificarEmincluyen formas para los pagos de alquiler de los inquilinos, pero también cuentan con características que podrían ubicarlos en la categoría de soluciones de suite media o completa.

mantenimiento de registros

Cuando necesite administrar cualquier tipo de documentos relacionados con sus bienes inmuebles y propiedades, la mejor opción es un software de mantenimiento de registros. Este software lo ayudará a almacenar y realizar un seguimiento de los contratos, acuerdos de arrendamiento, acuerdos de seguros, solicitudes de alquiler, seguros de inquilinos y más.

Al igual que otros tipos de soluciones de administración de propiedades, las funciones de mantenimiento de registros y administración de arrendamientos a menudo se pueden encontrar en un software todo en uno o puede recurrir a herramientas especializadas. Por ejemplo, Knock le permite procesar las evaluaciones de candidatos digitalmente, mientras queEvernoteha sido una estrella durante mucho tiempo en la escena tecnológica y de almacenamiento de documentos en la nube.

Gestión de inquilinos

Algunas compañías de administración de propiedades pueden querer mantener las notas y la información de los inquilinos como una solución separada dentro de su pila de tecnología de bienes raíces. Este tipo de software le brinda la capacidad de realizar varias tareas relacionadas con sus inquilinos, como realizar un seguimiento de las tasas de ocupación, las vacantes y la cantidad de unidades disponibles, guardar notas sobre los inquilinos, enviar verificaciones de antecedentes y ejecutar puntajes de crédito.

Las soluciones de software que incluyen funciones de seguimiento de inquilinos incluyenInquilino Turbo(que le permite configurar aplicaciones en línea y arrendatarios de pantalla) yMovimiento inteligente(Servicio de TransUnion para realizar verificaciones de antecedentes y de crédito para propietarios).

Comunicaciones y comentarios de los inquilinos

Para una comunicación clara y transparente con sus inquilinos, considere elegir un software más allá de cualquier sistema de chat integrado que pueda tener cualquiera de sus soluciones actuales de administración de propiedades. Por ejemplo, cree cuentas de WhatsApp para sus comunidades separadas o guarde todo en su bandeja de entrada de correo electrónico (Gmail/Google Workspace, Microsoft Outlook, etc.).

También puede buscar soluciones comoMono encuestacuando desee solicitar comentarios de los inquilinos sobre sus experiencias para que pueda brindar una mejor experiencia de atención al cliente. A escala comercial, puede utilizar software comoHqOpara interactuar con los inquilinos, configurar notificaciones sobre eventos de construcción y crear una comunidad a través de foros.

Listados inmobiliarios y seguimiento de barrios

Cuando necesite enumerar sus alquileres disponibles y vigilar el valor de las propiedades/bienes raíces circundantes, es hora de buscar software o soluciones diseñadas para esos fines. Por lo general, estas plataformas también pueden ayudarlo a anunciar y comercializar propiedades disponibles en su cartera.

aplicaciones comoZillow,Apartamentos.com, yAl ladoson soluciones conocidas para listados de bienes raíces o alquileres y monitoreo de vecindarios. Puede usarlos solos o junto con su solución actual de administración de propiedades y sus funciones de marketing/publicidad para maximizar su alcance potencial.

Manejo de reputación

Si bien muchos de sus deberes como arrendador o propietario de bienes raíces/propiedad suelen ser de naturaleza tangible (por ejemplo, manejar solicitudes de servicio o interactuar con los inquilinos), debe tener en cuenta algo más abstracto: su reputación. Algunos inquilinos pueden estar satisfechos con la condición de sus espacios de vida o de trabajo, pero otros pueden no estarlo y podrían dejar comentarios negativos de su empresa en línea.

Su reputación puede tener un gran impacto en el éxito de su negocio; En realidad,fuente binariadescubrió que el 96% de los inquilinos potenciales consideran las reseñas en línea cuando buscan un apartamento, y el 57% se vio influenciado por las reseñas negativas de una propiedad. Para mejorar sus calificaciones y reputación en línea, puede recurrir a soluciones comoÁrbol Testimonialoreputación.compara responder a los comentarios de los clientes y manejar las quejas.

Sistemas de casa inteligente

Algunos propietarios podrían querer modernizar su pila de tecnología de administración de propiedades, especialmente en un mundo influenciado por covid-19. Muchas organizaciones se están moviendo en esta dirección tal como está; En realidad,43.2% de ellos dijeron que ahora planean modernizarsecuando antes no tenían un plan antes del covid.

Una de las mejores maneras de modernizar y automatizar su software de bienes raíces es integrando aplicaciones y sistemas para el hogar inteligente en su pila de tecnología. Por ejemplo, puedes usaralarma.compara videovigilancia, alertas de intrusión y gestión de ubicaciones múltiples. También puede recurrir a una solución comoInicioServirque rastrea elementos como electrodomésticos y facilita la notificación a los proveedores/contratistas sobre las necesidades de reparación o cuando hay una emergencia en la casa/apartamento.

Bienes raíces comerciales

Algunos de los tipos de software mencionados aquí no serán suficientes para cubrir las necesidades de las propiedades comerciales, que a menudo tienen preocupaciones diferentes a las de las propiedades residenciales, como estrategias de inversión, gestión del espacio e incluso el cumplimiento de las normas de vivienda pública. Si necesita opciones que respalden directamente sus necesidades comerciales, puede recurrir a soluciones creadas para este propósito.

Por ejemplo,Suite comercial de resonancia magnéticayAppFolioson dos soluciones que atienden a la industria de bienes raíces comerciales. Estas tecnologías ayudan a mejorar la planificación estratégica, reducir costos y, en general, aumentar la eficiencia de sus operaciones más grandes.

Conjunto completo

Las mejores opciones de software de administración de propiedades de suite completa incluyen muchas, si no todas, de las tareas y funciones mencionadas anteriormente. Estas soluciones están destinadas a ser una plataforma todo en uno para los propietarios que no buscan necesariamente una pila tecnológica más grande y desean manejar la mayoría de sus tareas desde una ubicación.

Los ejemplos de software de paquete completo incluyenedifico,AdministrarCasa,TenantCloud, yRealPage. Estas soluciones a menudo tienen una amplia variedad de características y soluciones disponibles, pero conCapacitación eficiente y optimizada en estas opciones de administración de propiedades., su personal puede gestionar casi todas sus funciones a la vez.

Cómo los administradores de propiedades pueden elegir el mejor software de administración de propiedades para sus necesidades

Solo pensar en todas estas soluciones de administración de propiedades puede causarle dolor de cabeza, pero no se preocupe. Al hacer las preguntas correctas, puede eliminar las opciones que no funcionarán para usted e identificar mejor las que necesita para su situación y negocio en particular.

Comienza haciéndote preguntas como:

1. ¿Esta solución es una suite completa o necesitaré otro software?

El software de administración de propiedades de paquete completo puede ser una solución útil y todo en uno para los administradores inmobiliarios y de propiedades ocupados, pero es completamente comprensible si una sola pieza de software no cumple con todos sus requisitos. Solo tenga en cuenta que es posible que deba buscar soluciones secundarias para llenar los vacíos.

2. ¿Se integra esto con otros sistemas que uso actualmente?

¿Ya tiene un software que le gusta usar y solo desea complementarlo con tecnología complementaria? Si es así, asegúrese de que las soluciones que elija puedan integrarse entre sí o que funcionen en conjunto sin ningún problema.

3. ¿Qué tan fácil es de aprender y usar?

Una de las principales frustraciones que tienen los administradores de propiedades con la tecnología inmobiliaria escuánto tiempo se tarda en migrar y adoptar. No todo el software de administración de propiedades es fácil de entender y usar, así que opte por demostraciones de sus mejores opciones siempre que pueda y obtenga comentarios de cualquier miembro de su personal que también use el software.

4. ¿Los beneficios del software superarán el costo?

Algunos programas de administración de propiedades pueden parecer mucho dinero a primera vista, pero debe considerar la compra como una inversión a largo plazo. Si aumentará su productividad, le ahorrará horas de su tiempo cada mes o, en última instancia, le proporcionará un buen retorno de su inversión al final del año, está tomando una decisión inteligente.

5. ¿Cómo este software reducirá mi carga de trabajo y/o me ayudará a escalar mi negocio?

No tiene sentido comprar software si al final no beneficiará a su negocio. Pregúntese si una solución realmente ayudará a que su negocio prospere y esté preparado para decir "no", incluso si está tentado a comprarla.

6. ¿Qué tareas estoy haciendo manualmente? ¿Cuáles son los más repetitivos que se pueden automatizar?

En una nota relacionada, es posible que descubra que las tareas que realiza comúnmente todos los días lo están arrastrando hacia abajo, y varias opciones de software pueden reducir esta presión sobre su productividad. Haga una lista de estas tareas manuales que podrían automatizarse y seleccione soluciones de administración de propiedades que las hagan por usted.

7. ¿El software cumple con los requisitos locales, estatales y federales?

Como arrendador o propietario de bienes raíces, debe cumplir con las leyes y los requisitos sobre inquilinos, bienes raíces y edificios implementados a nivel de ciudad, estado/territorio y país. Asegúrese de que cualquier software que elija cumpla con estas leyes o pueda ayudarlo a cumplirlas. Consulte con los departamentos gubernamentales oficiales de su área y país para comprender mejor el cumplimiento y qué software es compatible.

8. ¿Cuántos inquilinos tengo que gestionar?

La cantidad de inquilinos que supervise afectará el software que seleccione. Algunos programas de administración de propiedades solo están destinados a manejar viviendas unifamiliares, por ejemplo, mientras que otros le permitirán administrar cientos de inquilinos o inquilinos en diferentes ubicaciones.

9. ¿Cuál es mi presupuesto?

Por último, pero no menos importante, es importante tener en cuenta su presupuesto al seleccionar su paquete tecnológico de administración de propiedades. Siempre puede comenzar con una solución que tenga un precio más asequible y pasar a opciones de mayor precio con más funciones una vez que ahorre dinero al hacer que sus procesos actuales sean más eficientes y productivos.

El mejor software para la administración de propiedades o bienes raíces inevitablemente se verá diferente para sus necesidades particulares de alquiler. Sin embargo, al usar las preguntas anteriores, es más probable que encuentre el mejor software para su situación específica.

Además, una búsqueda rápida en Google revela algunas de las soluciones de software de administración de propiedades mejor valoradas y preferidas, como Buildium, AppFolio y TurboTenant. Estos tres se ven con frecuencia en múltiples sitios de revisión de software, así como en sitios de administración de propiedades y bienes raíces.

Cómo OptimoRoute puede ayudar a los propietarios y propietarios de bienes raíces

OptimoRoute ofrece algo que el software genérico de administración de propiedades no puede ofrecer: el poder de maximizar las visitas y citas de su propiedad. Hacer que estas tareas sean más eficientes mejorará sus resultados a largo plazo, ya que ahorrará dinero encostos de transportecomo gasolina, pérdida de tiempo por rutas mal planificadas y más.

Así es como OptimoRoute puede ayudarlo como administrador de propiedades o bienes raíces:

Optimizar rutas y destinos

Cuando pueda mejorar sus rutas y destinos para las visitas a su propiedad, podrá detenerse en más propiedades en menos tiempo. Esto lo libera para concentrarse en otras tareas u obligaciones, como procesar el papeleo del inquilino oórdenes de trabajo, gestión de mantenimiento o publicidad de sus listados disponibles.

Ahorre el tiempo que pasa en el camino

Maximizar sus rutas significa pasar menos tiempo en la carretera en general. Debido a esto, verá costos de transporte más bajos, lo que aumentará su potencial para ahorrar dinero y mejorar sus resultados.

Reducir la planificación manual

La planificación manual de rutas es una forma común de organizar sus objetivos de transporte, pero desafortunadamente puede tomar mucho tiempo y es susceptible a errores. OptimoRoute, por otro lado, puede optimizar miles de paradas a la vez con hasta 5 semanas de anticipación, eliminando muchos de los dolores de cabeza de los planes manuales.

Mantente al día con toda la información disponible

Dentro del software OptimoRoute, puede registrar información relevante de la propiedad, como códigos de puertas o contactos de clientes. Toda esta información está disponible al alcance de su mano en tiempo real en la aplicación móvil OptimoRoute fácil de usar, por lo que nunca tendrá que luchar para encontrarla en el último minuto.

Puede obtener más información sobre OptimoRoutebeneficios de la planificación de rutas aquí.

Facilite la gestión de propiedades e inmuebles con las soluciones adecuadas

Poseer y administrar propiedades es más fácil que nunca con la variedad de opciones de software disponibles en el mercado hoy en día. Una vez que elija las soluciones correctas, su trabajo inevitablemente será más ágil y eficiente. Y la tecnología de OptimoRoute puede ser una de estas poderosas herramientas en su arsenal, especialmente si administra varias propiedades y desea maximizar su enrutamiento y transporte, todo mientras ahorra dinero y tiempo.

¿Quiere ver cómo OptimoRoute puede reducir el tiempo dedicado a planificar y visitar sus propiedades?Pruebe una demostración gratuita hoy.